Shiji ökar synligheten, effektiviserar arbetsflödena och moderniserar tjänsteleveransen med Planview

Shiji behövde effektivisera processer och teknik för att få bättre insyn i verksamheten. De arbetade med överflödiga verktyg och utan integrationer, vilket ledde till att medarbetarna ägnade timmar åt aktiviteter som inte var effektiva för kunderna eller verksamheten.

Planviews PSA-lösning hjälpte Shiji att öka synligheten, förenkla arbetsflödena och få mer insikt i projektets framgång. Bättre synlighet och arbetsflöden innebar att Shiji enkelt kunde automatisera sin dataanalys, vilket sparade tid och resurser som tidigare gick åt till manuella processer.

Shiji grundades 1998 och är ett multinationellt teknikföretag som tillhandahåller mjukvarulösningar och tjänster för företag inom hotell- och restaurangbranschen, detaljhandeln och underhållningsindustrin. De betjänar mer än 91,000 hotell, 200,000 restauranger och 600,000 detaljhandelsbutiker över hela världen. Bland nyckelkunderna finns Hilton, IHG, Hyatt, Mandarin Oriental, Peninsula Hotels, Kempinski Hotel och MGM Grand.

Shijis Global Services PMO-team är det primära leveransorganet för globala konton och ser till att de upprätthåller en konsekvent leveransmodell när de arbetar med konton som spänner över flera regioner och produkter.

Shiji hade flera överflödiga verktyg och få användbara integrationer. Detta skapade en obalans mellan verksamhet och teknik och gjorde det svårt att optimera arbetsflödet på grund av att team, programvara och system inte var sammankopplade, vilket resulterade i fragmenterade verktyg, processer och data. De letade efter en lösning som kunde hjälpa dem att konsolidera och effektivisera sina processer i ett system för att skapa balans i resursanvändningen och säkerställa insyn i vilka resurser och kompetenser som behövdes för framtida projekt.

Ökad transparens i utnyttjandet skulle bidra till att informera om organisatoriska mål och ge Shiji möjlighet att utnyttja den globala resursbelastningsbalansen mer effektivt, särskilt när verksamhetens ebb och flod varierar mellan olika regioner.

"Tidigare, med flera system, använde medarbetarna Excel för att manuellt rapportera om sin användning. Informationen var felaktig och kunde inte föras vidare från teamet, till avdelningen, till regionen eller till en global nivå", säger Annie Moseanko, Senior Director of Global Services PMO på Shiji Group.

Annie Moseanko gick med i organisationen för att ta itu med kritiska affärsluckor runt om:

• Visibility
• Optimera arbetsflödena
• Öka transparensen kring utnyttjandet
• Förståelse för projektets framgångsfaktorer

"Dessa fyra bitar var för oss det grundläggande pusslet när det gällde att komma igång med Planview under vår tidiga PSA-resa", säger Moseanko.

Ledarskapets synlighet var också en utmaning för Shiji. Det var viktigt för cheferna att se vad som hände i hela portföljen, inklusive alla data och KPI:er som kunde rapporteras från individ-, team-, avdelnings-, program-, regional- och global nivå. "Att få tillgång till alla dessa data var en viktig drivkraft för oss", säger Moseanko.

Slutligen ville organisationen definiera projektets framgångsfaktorer på ett bredare sätt. Förutom att svara på frågor som "Hur ser vi på projektens hälsa?" och "Hur utvärderar vi när en projektledare gör ett bra jobb?", ville Shiji säkerställa att de kunde identifiera när ett projekt var i riskzonen så att de snabbt kunde ingripa och vidta korrigerande åtgärder.

Shiji behövde uppnå högsta möjliga intäktspotential för sina resurser. De valde Planviews PSA-lösning eftersom den gav dem möjlighet att proaktivt optimera resursanvändning och leveransutförande från samma system.

Nu kunde ledningen enkelt se vilka team som levererade enligt ett brett spektrum av mätvärden, vilket gav dem underlag för att fira framgångarna. Planviews centraliserade data och realtidsöversikt hjälpte också ledningen att vara mer proaktiv när det gällde att planera kapacitet och fördela resurser, vilket ledde till snabbare bemanning och mer balanserat utnyttjande.

Med hjälp av Planviews PSA-lösning kunde Shiji Global PMO-team utnyttja handlingsbara insikter och rapporter på ett mer effektivt sätt. Korrekta data levererades oftare till finans- och företagsledare. Deras team kunde automatisera analysen av stora datamängder och få resultat i rätt tid, vilket förbättrade noggrannheten och minskade det manuella arbetet.

Teamen kan fokusera sina ansträngningar på fakturerbart arbete och få mer insyn i utnyttjandet. På så sätt kunde organisationen spara tid och resurser genom att automatisera vad som annars skulle ha varit en tråkig process.

"På grund av de många system och manuella rapporteringsmetoder som användes tidigare var uppgifterna inte korrekta och kunde inte sammanställas på olika interna nivåer",", säger Moseanko.

Shiji fokuserade också på att eliminera flera verktyg och optimera arbetsflödena. Verktyg som Smartsheet, Saviom, Excel och lokal lagring övergavs till förmån för Planviews PSA-lösning. De integrerade sitt Zoho CRM med Planviews lösning för att effektivisera projektupplägget och integrerade Project Outcomes genom Zoho för att modernisera kundfordringsaktiviteterna vid projektets milstolpar och avslut.

Deras team använde till och med Planviews lösning som den främsta drivkraften för sin årliga globala portföljgranskning, där de analyserar en regions övergripande resultat mot definierade nyckeltal.

Genom att arbeta med Planview kunde Shiji ta itu med kritiska affärsutmaningar.

Shiji gjorde ledarskapet synligt genom att utnyttja organisationens data, vilket gjorde det möjligt för ledningsgruppen att fatta bättre affärsbeslut. De sparade också hundratals timmar genom att integrera sina system för att automatisera och förenkla arbetsflödena. Dessutom fick organisationen bättre insyn i projektens framgångar och kan nu lättare utvärdera projektens resultat och risker.

Shiji-teamet såg en enorm förbättring av utnyttjandegraden. "Hela vårt utnyttjande ökade med cirka 35% för resurs- och projektledningsuppdrag över hela världen, så det var en enorm vinst för oss ur ett organisatoriskt perspektiv", säger Moseanko.

Framgången med detta partnerskap banade väg för ytterligare samarbete mellan Planview och Shiji.

"När vi hade klarat av de första viktiga leveranserna tog vi ett steg tillbaka och frågade oss vilken nästa utvecklingsnivå vi ska ha som en organisation för leverans av tjänster", säger Moseanko. "Det var då vår Customer Success Manager föreslog en workshop om PSA-resan."

Planviews workshop om PSA-resan är utformad för att hjälpa Planviews kunder att fortsätta mogna och skapa mer affärsvärde. Det gör det möjligt för teamet för kundframgång att lära sig mer om sina kunder och bedöma det aktuella läget för deras verksamhet, mål och hur de kan uppnå dem.

"Vi börjar nu använda dessa instrumentpaneler för att göra framtidsprognoser - kapacitetsprognoser, intäktsprognoser,", säger Moseanko. "Det har varit ett stort tillväxtområde för oss, från att ha tittat bakåt och på vad vi gör för närvarande till att nu titta på hela cykeln. Sedan återkopplar vi dessa data till flera team i hela verksamheten för att maximera vår leverans."

Planview hjälpte Shiji att kartlägga funktioner i sin Planview-lösning, vilket kommer att hjälpa dem att uppnå sina mål, till exempel att prognostisera kapacitet och intäkter med hjälp av instrumentpaneler i realtid.

"Vi kommer att fortsätta att samarbeta med Planview och vår Customer Success Manager om Shijis leveranstillväxt och strategiska planer", säger Moseanko.